【メモ術】絶対に知っておきたいメモの役割とメモの取り方!

メモは社会人において、必須のスキルで、

新人だと、研修時や先輩から「メモを取れ!」と言われることがあると思います。

 

ただ、実際に職場で仕事をしていると、上の人ほどメモを取っていません。

それはメモを取る必要がなくなるからというのもあるとは思いますが、

多くの場合、メモを取る習慣を忘れるからです。

 

それは“メモを取る”ということに対して、その重要性を理解している人が

少ないからだと考えます。

 

今回はメモの必要性と取り方について、私の経験を元にご紹介します。

日頃の業務に活かしていただければと思います。

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メモの役割

【メモ術】絶対に知っておきたいメモの役割とメモの取り方!

メモの役割は経験上、大きく2つあります。

・記録

メモを取る理由として、多くは記録するためでしょう。

 

何かを教わったときや情報を取集するときの記録としてのメモや

顧客とのやりとりで、「言った言わない」の認識相違が起こらないように

記録するためのメモです。

 

・パフォーマンス

知っていても意識して、できている人は少ないかと思いますが

メモには“パフォーマンス”としての役割があります。

 

どういうことかと言うと、メモを取る姿は相手から見ると

「自分の話に興味を持ってくれている!」「しっかり聞いてくれている!」と感じます。

つまりは、メモを取ることで相手に自分の熱意を伝えることができるのです。

 

本当は内容に興味が無くても、メモを取る(フリでも)ことで、

相手に良い印象を与えることができます。

 

・忘れるため

メモを取ることの理由で、良く聞くのが、

「忘れるためにメモを取る!」ということです。

 

ビジネスの社会ではよく同時並行で他の仕事を行いますが

1つ1つの仕事内容はさほど難しくなくとも、複数のものとなると情報が散乱します。

 

そういう時のためにメモを書いておくと、他の作業から戻ったとしても

作っておいたメモを見ることで忘れていた記憶を瞬時に蘇らせることができます。

 

そうすることで1つ1つの作業に集中して、取り組むことができます。

 

 

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メモのとり方

ただ、メモと言っても耳に入った情報をそのまま入れていては、

時間の無駄ですし、読み返したときに分かりにくくなります。

 

メモを取るときのポイントを抑えておきましょう!

以下3つのポイントをご参考にしてみてください。

 

①目次、題名をつける

がむしゃらにノートの端からどんどんメモを書いてしまう人がいます。

私も新人の頃、仕事のやり方をそうやってメモを書いて、どこに何を書いたか分からなくなり

先輩に叱られた記憶があります。

 

今後も見返す可能性のあるメモをつける際は、“題名”を付けるようにしましょう。

そうすることで、後で見返したときに何のことなのか?すぐにわかります。

また、すぐに探すこともできるため便利です。

 

また、関連性のあるメモをまとめるように意識しておいて、

ノートのはじめに目次を書くとさらに見やすくなります。

(あらかじめ、真っ白なノートの状態の時に項目ごとに分割して、ページを確保すると良いでしょう!)

簡単に言えば、自分だけの教科書を作るイメージです。

 

②簡略記号を使う

私はよく、筆記スピードが遅くメモを取ることに意識するあまり頭に残らない、

もしくは、メモ中に話しが進んで聞き洩らしてしまうということがありました。

 

メモを取っても大事な部分が欠けていたら、元も子もないでしょう。

 

そんな時は、事前に簡略記号を決めておくと、メモの速さが上がります。

時間や、場所、人名などなんでも方法次第で何でも簡略化できます。

 

例えば、会議で“右京さん”が「明日は早い!」という発言をメモする場合、

㊨:明日は早い!

とメモすることで、簡略化できます。

 

また、英語で書いてその頭文字を合わせ簡略化を図ることもできます。

“Meeting” →  “Mtg”

“Birthday” → “BD”  など

 

その他、簡略化については以下サイトを参考にしてみてください。

 

参考「メモを取るスピードも速くなる!?省略や記号を活用した5つのメモ術 – NAVER まとめ」

URL:https://matome.naver.jp/odai/2141479398001948301

 

 

③最後に大事なことは復唱する

何かを教わるときもお客さんとのやり取りでもそうですが、

内容に相違があっては大変です。

 

会話の最後(または区切り)でメモした内容を元に、必ず内容の復唱をしましょう。

 

全てを話すのではなく、決まったことや今後やることについて、

要約して確認しましょう。

 

内容としては5W1Hを確認できれば、問題ないでしょう。

( When(いつ),Where(どこで),Who(だれが),What(なにを),Why(なぜ),How(どのように) )

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おわりに・・・

 

私の場合、新人の頃に口酸っぱく「メモをとれ!」と先輩に言われ、

いつの間にかメモを取ることが習慣化されました。

 

しかし、年々メモを取ることが減りいつしかメモを取らなくなります。

周りを見ていても、上の人ほどメモを取りません。

 

理由として、知っていることが増えメモを取る必要が

無くなるからですが、上記でご紹介したように、

メモは知らないことを記録するだけのものではありません。

 

メモを取る利点はいつになってもあるものなので、忘れずに心がけることが大切です。

 

余談ですが、私がメモを取る習慣を身につけたことで

一番成長したことがあります。

 

それは字の美しさです。

 

メモを丁寧に書くように意識したことで、

次第に字が奇麗に書けるようになりました。

 

字が汚いと思う方は一度意識してみてください。

自分の字を見た周りの反応が変わりなかなか気持ちが良いものです。

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